O lugar onde todo documento fiscal eletrônico da empresa aparece — o que entrou e o que saiu — com a situação de cada um perante o Fisco.
Antes deste módulo, a informação fiscal vivia em três lugares que não conversavam: a nota que você recebe ficava dentro de Compras, a nota que você emite ficava dentro de Faturamento, e o arquivo XML ficava no GED. Cada tela respondia bem à sua parte, mas nenhuma respondia a pergunta que o contador e a fiscalização fazem:
Havia ainda dois documentos sem casa nenhuma: a NFS-e de serviço (que não passa por pedido de compra) e o CT-e de frete (que também não é compra). O Motor de Notas é a casa dos dois.
Abre com quatro números do período (entradas, saídas e o valor de cada) e, logo abaixo, o bloco “Precisa de atenção”. Esse bloco só mostra o que existe — dia sem pendência não aparece com seis linhas zeradas. Cada item leva direto ao recorte correspondente, com um clique.
| Alerta | O que significa na prática |
|---|---|
| Notas de entrada sem lançamento | Alguém emitiu nota contra o seu CNPJ e ela nunca virou recebimento nem título. É crédito de imposto que pode estar sendo perdido, ou uma obrigação que ninguém registrou. |
| Notas com apenas o resumo | A SEFAZ entregou só a “capa” da nota (emitente, valor, data) sem os itens nem os impostos. É normal — o XML completo só é liberado depois da Ciência. |
| Notas de saída rejeitadas | A venda aconteceu e a nota não foi aceita. Enquanto não corrigir, aquela receita não está documentada. |
| Entradas sem manifestação | A manifestação do destinatário é obrigatória em várias operações e tem prazo. Sem ela, o XML completo também não vem. |
A lista única. Filtre por entrada/saída, tipo (NF-e, NFS-e, CT-e…), situação e período, ou busque por fornecedor, CNPJ, chave ou número. A coluna Lançado responde de relance se aquele documento já virou alguma coisa dentro da plataforma.
Clique em qualquer linha para ver o detalhe: os dados da nota, onde ela foi lançada e a linha do tempo (autorização, cancelamento, carta de correção, manifestação).
É a aba que dá valor ao módulo. Ela cruza o que a SEFAZ registrou contra o seu CNPJ com o que virou lançamento aqui dentro, e lista a diferença.
Atalhos para as telas de onde as notas chegam, e o botão de sincronização.
| Caminho | Quando usar |
|---|---|
| Monitor SEFAZ (Distribuição DF-e) | Automático. Busca periodicamente tudo que foi emitido contra o seu CNPJ. Exige certificado A1 — é o certificado que autentica a consulta. |
| Notas de entrada | O dia a dia do contas a pagar: concilia a nota com o pedido de compra e gera o título. |
| Ingestão unificada | Onboarding. Arraste um ZIP com XML e PDF misturados; a plataforma classifica, alimenta cadastro e aprende as regras fiscais. |
| Importar por chave | Você só tem o DANFE em PDF ou uma planilha de chaves. Pega a chave e baixa o XML autêntico da SEFAZ. |
| Emissão própria | Automático. Toda nota que você emite em Faturamento aparece aqui sozinha. |
| Lançamento manual | A saída para o que a captura não alcança — sobretudo NFS-e de prefeitura não integrada. |
Porque a SEFAZ entrega o documento em duas etapas. Primeiro vem o resumo (quem emitiu, valor, data, chave) — é o suficiente para você saber que a nota existe. O XML completo, com itens e impostos, só é liberado depois que você manifesta Ciência da operação. Enquanto estiver como resumo, não é possível conciliar com pedido nem apurar crédito, porque os itens não estão lá.
Não. O certificado digital é uma identidade, não uma licença exclusiva — o mesmo A1 pode estar instalado em vários sistemas ao mesmo tempo, e a SEFAZ não guarda “quem está usando”. O cuidado real é outro: a numeração das notas. Dois sistemas emitindo na mesma série vão colidir. Por isso, enquanto a emissão estiver no outro ERP, use aqui apenas a consulta e a guarda — ou reserve uma série própria antes de emitir pelos dois.
NFS-e é municipal: cada prefeitura tem o seu sistema, e o padrão nacional ainda está em adesão gradual. Isso significa que a captura automática de NFS-e depende do município. Onde não houver integração, o caminho é o lançamento manual ou a importação do XML que a prefeitura fornece — e o Motor avisa quando reconhece uma NFS-e que não consegue buscar sozinho.
Quem tiver a permissão dfe.read, que vem com o módulo Motor de Notas contratado. Sincronizar e lançar manualmente exigem dfe.manage. Configurar a captura exige dfe.capturar. As telas de Notas de Entrada e Faturamento continuam funcionando normalmente para quem não contratou este módulo — nada do que já existia mudou de lugar.
O XML fica arquivado no GED com retenção de 5 anos a partir da emissão, que é o prazo legal de guarda, com hash de integridade. O registro no Motor não é apagado junto — ele continua servindo de índice mesmo depois.